老板指着通讯录问：“张伟去年就离职了，为啥还显示在总表里？”——这不是个例。很多公司用Excel维护通讯录，但没人定期清退、没人确认状态、没人校验手机号是否失效。结果就是：发通知漏人、加群拉进已离职员工、紧急联系时打不通。
为什么手动改Excel容易出错？
常见操作是让HR挨个打电话确认，或发邮件让各部门填回表格。但实际中：邮件打开率低、回复格式不统一、合并时列错位、离职人员被遗漏。更麻烦的是，改完一版，下周又有人入职/转岗/离职，又要重来。
用【核对信息】怎么做？分四步，当天搞定
- 第一步：导入原始通讯录——把现有Excel（含姓名、部门、工号、手机号、邮箱、在职状态等列）上传到【核对信息】后台。注意：Excel第一行必须是字段名，如“姓名”“手机号”，不能写“员工姓名”“联系电话”混用。
- 第二步：设置谁可改哪项——比如“在职状态”这一列，设为“仅管理员可修改”；而“手机号”“邮箱”设为“本人可编辑”。这样员工只能改自己的联系方式，不能误删别人信息。
- 第三步：发二维码给全员——生成带参数的链接或小程序码，发到企业微信/钉钉/微信群。员工点开后，输入自己姓名（或工号）就能查到自己的行，修改手机号、确认是否在职、补充紧急联系人。
- 第四步：导出并替换旧表——后台实时看到“已核对”人数，点击“导出核对结果”，下载新Excel。里面包含所有修改后的数据，图片和签名（如有）会直接嵌入单元格，不用再截图粘贴。
遇到特殊情况怎么办？
• 有人没填？ 管理员可在后台“补录核对数据”，手工填入张三的最新手机号，不影响其他人继续填写。
• 填错了想收回？ 点击“停止核对”，已提交的数据保留，未提交的无法再进表。
• 需要加个“岗位职级”列？ 在“管理数据列”里新增一列，设为“本人不可改，仅管理员可填”，后续统一补录即可。
• 怎么让员工知道为啥要填？ 在“添加核对说明”里写清楚：“本次核对用于更新2024年Q3通讯录，重点确认在职状态与手机号有效性，请于5月30日前完成。”
整个过程不依赖系统对接，不读取手机相册或通讯录，所有数据只存在小程序后台，导出后即由企业自主保管。
